Mon bureau nomade (1/7) : Informatique et bureautique

Imaginez que vous arrivez dans une salle. Devant vous, une table et une chaise vides. A proximité, une prise électrique. Top chrono ! En moins de 3 minutes, vous êtes installé(e), prêt(e)  à travailler. L'endroit est devenu votre bureau pour quelques heures.

Lorsque vous avez terminé, vous libérez la place avec la même rapidité.

Vous êtes productif ou productive sans avoir besoin du confort de vos locaux et de votre ameublement professionnel car votre confort, et bien vous l'emportez avec vous.

Vous travaillez en plusieurs lieux, en coworking, que vous vous déplaciez constamment ou occasionnellement. Vous êtes sédentaire et devez déplacer une partie de votre poste de travail pour exécuter des tâches en mode délocalisé. Je suis comme vous.

C'est ce que je vis tous les jours mais avant de vivre cette mobilité, j’ai passé des années à travailler de façon "classique". Un plein temps à un poste de travail dédié (bureau en L, PC fixe, téléphone, armoire, caisson à tiroirs,..).

Et puis en un an, mon petit train-train a été bousculé.

Il m’a été accordé un 80% et je me suis vu attribué de nouvelles fonctions sur plusieurs sites.

Voici comment se déroule ma semaine :

  • 4 jours pour assurer mes nouvelles fonctions sur 5 sites différents
  • 1 jour pour mon compte à domicile ou chez les clients.

Il faut savoir que je n'ai pas forcément une place réservée partout. Je dispose parfois d'un bureau, ailleurs je m'installe dans une salle de réunion ou dans un open space,... En gros, je m'installe là où il y a de la place.

Avec ce contexte, j'ai dû constituer un bureau nomade qui a ensuite évolué en fonction de la réalité de mon quotidien.

Mon objectif : Travailler partout avec le même niveau de confort et d’efficacité.

Il m'a fallu faire des choix matériels et organisationnels pour obtenir un mode de fonctionnement satisfaisant.

Après 1 an d'expérimentation, j'en suis à la 7ème version et dans les paragraphes et les articles qui suivent je vais vous en faire la description.

Avant tout, il est important de rappeler que je ne vous présente pas LA solution mais MA solution, n'oubliez pas :

  • Qu’il s’agit de matériel calibré pour les besoins de mes activités actuelles
  • Que cette organisation me convient mais peut ne pas convenir à tout le monde.
  • Qu’elle est loin d’être parfaite, et que je l’améliore dès que je peux.
  • Qu’il y a probablement des personnes qui ont un fonctionnement plus efficace.

Lorsque j’ai su que je devenais un travailleur « nomade », je me suis demandé comment s’y prendre ?

J’ai cherché dans la littérature et sur le net ce qui pourrait m’aider.

Un article par-ci, un principe par-là, j’ai glané tout ce qui pouvait m’inspirer et m’aider à avancer. Et puis j’ai construit progressivement une organisation en testant ce qui paraissait adapté à ma situation. 

Une série d'articles

Ce que je vous propose c'est une série d'articles dans lesquels je vais décrire mon matériel, ma façon de fonctionner, quelques erreurs que j'ai commises et quelques astuces que j'ai mises en place.

  1. Nous allons nous pencher ci-dessous sur le matériel informatique et bureautique
  2. L'article suivant porte sur mon système de gestion des tâches
  3. Ensuite, le matériel annexe
  4. Un article qui présente quelques origamis de bureau
  5. Puis une solution méconnue : le carnet connecté
  6. En suivant, un focus sur les sauvegardes
  7. Enfin, le sac à dos

Le matériel et le poids

Être mobile sans être un convoi exceptionnel.

Emporter avec soi le nécessaire pour pouvoir travailler peut vite se transformer en une expédition impliquant des moyens logistiques importants.

La nature humaine est ainsi faite, nous avons besoin de garder avec nous un minimum de bazar pour se sentir rassurés. On s'y accroche, "au cas où..."

Au départ, j’ai choisi de ne manquer de rien où que je sois.

La première étape a donc été de faire une sorte d'inventaire du bureau. De quoi est-il constitué ? Ce quoi j'ai besoin ?

Il en est ressorti 4 familles de fournitures :

  • Le matériel informatique
  • Le matériel bureautique
  • Le matériel annexe
  • Le sac

Résultat un sac de 7,5 Kg

Le confort n’y est pas, même si cette charge est dans les normes de santé pour un adulte, 10% du poids de l’individu (je ne suis pas un poids plume).

J’ai donc cherché à réduire celle-ci. En 1 an, je suis passé à un paquetage de 4,9Kg. (le poids maximum recommandé pour le cartable d’un enfant de 13 ans est de 4,5 Kg (Applied ergonomics)

Pourquoi le poids est important ?

Il suffit d'avoir un jour pratiqué la randonnée, même une fois, pour savoir que le poids d'un sac n'est pas à prendre à la légère, si j'ose dire. La répartition des masses et les réglages des sangles pourraient presque être une science si l'on est attentif aux conseils des pratiquants assidus et des professionnels de la santé.

On ne porte pas une charge lourde durant des heures de marche sans préserver un minimum son corps sous peine de le payer cash dès la fin de la première journée.

Heureusement nous ne sommes pas en randonnée. Cependant nous ne pouvons pas non plus en ignorer toutes les astuces.

Certes un "Working backpack" pèse moins lourd qu'un sac de randonnée, il est plus petit,  il est porté moins longtemps, etc.

Mais d'une autre côté, il est porté tous les jours. Son impact sur la santé est plus insidieux car sur plus long terme.

Il y a aussi une autre différence énorme entre un sac de randonnée et un sac de travail à laquelle on ne pense pas : la sangle abdominale.

Lorsqu'un sac de randonnée est bien réglé et que la sangle abdominale (ou lombaire) est fermée, la quasi-totalité du poids du sac repose sur les os iliaques et non sur les épaules. Les os iliaques sont les os du bassin. Porter la charge sur ceux-ci plutôt que sur les épaules réduit considérablement la fatigue.

Sur un sac urbain, en revanche, les sangles abdominales sont extrêmement rares voir inexistantes. l'ensemble du poids est donc supporté par les épaules. Si vous combinez, charge sur les épaules + poids non optimisé + mauvais réglages + utilisation très fréquente, vous risquez de finir par prendre une carte de fidélité VIP chez votre ostéopathe préféré.

Pour ma part, j'estime que mon sac fait le bon poids lorsque au bout d'un quart d'heure de marche, je n'ai pas l'impression de fournir un effort pour le porter, que je n'ai pas envie de le déposer pour me soulager le dos.

Voilà pourquoi dans le choix du matériel prends autant d'importance.

L'ordinateur

L’ordinateur est mon outil de travail principal.

Au-delà de ses performances numériques, la difficulté est de trouver le bon rapport poids-taille-résolution.

Un collègue me disait qu’il avait choisi son PC uniquement en  fonction de ses performances et qu’il n’avait pas été regardant sur le poids de l’appareil. Aujourd’hui, il s’en mord les doigts et le poids fera clairement partie de ses critères de choix lors du prochain achat.

Mon PC professionnel est un notebook HP ELITEBOOK 725 G4, fourni par mon employeur. Il n’est plus vendu aujourd’hui mais voici les caractéristiques qui nous intéressent ici :

  • Ecran : 12,5 pouces
  • Poids : 1,260 Kg
  • Dimensions : 33,1 x 21,9 x 1.9 cm

Pour mon activité d’indépendant, j’utilise aussi un notebook. C’est un ASUS X200MA. Je crois qu’il n’est plus vendu non plus. Ses dimensions sont :

  • Ecran : 11,6 pouces
  • Poids : 1,207 Kg
  • Dimensions : 30,2 x 20 x 2,5 cm

J’identifie 4 grandes catégories d’ordinateurs portables :

CAtégorie

Diagonale

POIDS

Ultra-portables

Inférieurs à 12 poucEs

Environ 1 kg

NOtebooks

Entre 12 et 14 pouces

1.5 kg - 2 kg

Standards

Entre 15 et 16.5 pouces

2.5 kg - 3 kg

grandes tailles

16.5 pouces et plus

3 kg - 7 kg

Personnellement je choisi mes ordinateurs plutôt dans la catégorie notebook.

Ils me semblent présenter le meilleur compromis poids-taille.

Je suis aussi attentif à la connectique écran, car sur un notebook, l'écran est petit. En fin de journée, ça peut piquer un peu les yeux.

Je regarde les possibilités de connexion à une autre solution d'affichage. Lorsque j’ai acheté mon ordinateur personnel, j’ai recherché le plus petit ordinateur disposant d’un port VGA et à un prix raisonnable. Je savais que j’allais devoir m’en servir en le branchant à un deuxième écran et à divers vidéo projecteurs n'acceptant que cette connectique.

Connecter le petit PC à un autre écran permet d’avoir le confort d’un PC avec la mobilité du notebook. Et puis le double écran peut avoir ses avantages pour certaines tâches.

Avec la démocratisation de l'HDMI et du displaysport, l’offre de choix est dorénavant plus importante.

Il existe de nombreux sites qui éclairent sur les produits du marché avec des guides, des conseils, des comparatifs,... (www.quechoisir.org, www.electroguide.com, www.lesnumeriques.com,...)

Quant à la performance, elle dépend de l'utilisation qui est faite de la machine. 

On trouve des ordinateurs avec de très belles capacités dans toutes les catégories, c'est le prix qui va faire la différence à ce niveau-là.

La pochette d'électronique

C’est la logistique qui va avec l’utilisation d’un ordinateur portable. Nous n'y pensons pas suffisamment et cet ensemble de câbles et de petit matériel peut vite devenir incommodant si nous n'y prêtons pas attention.

J’utilise une pochette de rangement dont je suis très satisfait.

Voici le matériel qu’elle me permet de stocker

Matériel

Poids

141 gr

Câble d'alimentation de l'ordinateur

272 gr

Pince à câble *

12 gr

Souris sans fil (lien aff)

77 gr

Batterie mobile (lien aff)

125 gr

Écouteurs

15 gr

Câble USB 30 cm (le noir)

10 gr

Câble USB 50 cm (le blanc)

11 gr

Pile AA de rechange pour la souris

23 gr

Hub USB

31 gr

TOTAL

733 gr

* La pince à câble

En voilà un truc tout bête mais qui donne un certain confort.

Le principe est simple, qui dit ordinateur portable, dit câble d'alimentation.

Lorsque la batterie est chargée, plus besoin de câble jusqu'à la prochaine alerte 

En effet, afin de préserver la durée de vie d'une batterie d'ordinateur, il ne faut la décharger totalement qu'à titre exceptionnel et éviter de la laisser branchée lorsqu'elle est a 100%.

Suivant ces consignes, il m'arrive de brancher et débrancher l'ordinateur plusieurs fois dans la journée et, quasiment à chaque fois, le câble me glisse entre les doigts et fini par terre derrière le bureau.

Pour éviter cela je me suis fait une première pince à câble en collant deux collier en plastique sur une pince double clic.

Le système marche très bien dans la mesure ou l'épaisseur du bureau ou de la table n’excède pas 2 cm. Malheureusement il m'arrive de travailler sur des plan de travail ayant une belle épaisseur.

Alors j'ai utilisé une petite pince de bricolage que je fixais directement sur le bord de l'écran de l'ordinateur. Chose que je n'ai pas osé faire avec la première pince qui est beaucoup plus puissante et risquerait d'abîmer le PC.

Enfin j'ai trouvé sur un marché de village des pinces à nappe. Le système fonctionne très bien avec un poids raisonnable.

Pince métal : 21 gr - Pince plastique : 8 gr - Pince à nappe : 12 gr

J'ai également dans ma besace un lot de clés USB avec une petite pochette pour les transporter. Je détaillerai leur utilisation dans un article ultérieur

Materiel

poids

5 clés USB (Lien aff)

48 gr

36 gr

Total

84 gr

La bureautique

Mettez-vous à votre bureau, observez le plan de travail et le contenu des tiroirs. Contemplez la somme de matériel qui s'étale sous vos yeux.

En mode nomade, il faut forcément faire des choix.

Vous allez voir que j'ai fait un peu la même chose que ce Schtroumpf mais en remplaçant la faucille par 2 stylos.

  1. En plus de mes 2 stylos habituels, je voulais avoir sous la main tout le matériel de base
  2. J'ai réfléchi aux éléments de bureautique nécessaires
  3. J'ai tout rassemblé dans une belle trousse
  4. Mais c'était beaucoup trop de volume et de poids pour l'utilisation que j'en faisais
  5. Alors, j'ai éliminé tout ce qui était superflu
  6. J'ai terminé avec les 2 stylos du départ, trop content de moi.

CQFD, merci PEYO !


Il est évident que résumé de la sorte, je me sens tout aussi ridicule que ce Schtroumpf.

Cependant chacune des 6 étapes s'est avérée instructive et je ne regrette pas d'avoir fait ce chemin.

  • Étape 1 : Le sentiment d'insuffisance

En ne disposant que de deux stylos dans mes déplacements, j'ai la sensation de ne pas être complètement opérationnel. "Et si j'ai besoin d'agrafer un document", "Et si j'ai besoin de tracer un trait à la règle...", "Et si j'ai besoin de post-it..." etc.

  • Étape 2 : L'inventaire

Alors de quoi j'ai besoin dans un bureau. J'ouvre les tiroirs et je trie. J'élimine les doublons, je jette ce qui ne sert à rien (tous les petits goodies que l'on garde précieusement sans savoir pourquoi). J'étale ce qui reste.

  • Étape 3 : Le paquetage

Je trouve une trousse capable d’accueillir tout ce petit monde et, si possible, plus petite qu'un autobus.

  • Étape 4 : La mise en pratique

J'aime ma trousse, elle trouve sa place dans mon sac pendant plusieurs mois. Mais elle pèse lourd et les occasions d'utiliser tous les objets qu'elle contient sont rares.

  • Étape 5 : Le régime

Bien décidé à en réduire le poids, je l'ouvre, je la vide et estime pour chaque objet la fréquence d'utilisation (Quotidienne - Hebdomadaire - Mensuelle - Occasionnelle- Rare). Verdict : excepté mes deux stylos du départ, la quasi-totalité ont une utilité "Occasionnelle" ou "Rare".

  • Étape 6 : L'essentiel

Je range la trousse dans un placard où elle reste accessible et ne conserve dans le sac que les 2 stylos. J'allège mon sac de presque 500gr.

Je suis génial !

J'en suis arrivé à cela car si je travaille sur différents sites, ils demeurent des lieux professionnels. Les bureaux des entreprises regorgent de matériel de bureautique. Lorsque j'ai besoin d'un morceau de ruban adhésif ou d'une agrafeuse, il me suffit simplement de taper aux portes et de demander.

Lorsque je sais que je ne vais pas travailler dans un environnement professionnel et que je risque d'avoir besoin d'autre chose qu'un stylo, alors à ce moment là je remets ma trousse dans le sac.

Je ne suis pas mécontent de cette expérience car elle m'a permit de constituer cette fameuse trousse qui, à elle seule, remplace tout un tiroir. La différence est qu'elle est mobile.

Materiel

poids

156 gr

Paquet de post-it (lien aff)

28 gr

Boite clic-clac avec trombones et agrafes

23 gr

Bic 3 couleurs + mine

14 gr

Stylo pilot Frixion Noir

12 gr

Stylo pilot Frixion bleu

12 gr

Stylo pilot Frixion rouge

12 gr

Stylo pilot Frixion vert

12 gr

Surligneur Jaune

20 gr

Surligneur vert

20 gr

Bâton de colle

18 gr

Gomme

11 gr

Rouleau de ruban adhésif

25 gr

Arrache  agrafe

25 gr

Agrafeuse

68 gr

Paire de ciseaux enfant

16 gr

Mines de recharge

4 gr

TOTAL

476 gr

Faisons un point

Jusqu’ici nous avons vu le matériel informatique et une partie de la bureautique, faisons un petit résumé :

Materiel

poids

Ordinateur portable

1 260 gr

Pochette informatique

733 gr

Sacoche 6 USB

84 gr

2 stylos (bic 3 couleurs + Pilot)

26 gr

TOtal

2103 gr

Excepté les deux stylos, je n'inclus pas le poids de la trousse car si elle me sert à domicile, elle est rarement dans mon sac

Dans le prochain article nous verrons comment j'ai organisé ma gestion des tâches et quels supports j'utilise. Nous verrons notamment comment je combine  :

  • To do list
  • Matrice Eisenhower
  • Méthode KANBAN

En attendant, n'hésitez pas à laisser en commentaire vos remarques, suggestions, questionnements... Toutes les idées sont bonnes à prendre et je me ferai un plaisir d'échanger avec vous.

4 réponses pour “Mon bureau nomade (1/7) : Informatique et bureautique”

  1. Olivier15 avril 2020 à 17:12Répondre

    Bravo pour ce premier article qui donne envie de découvrir la suite, etant deja travailleur nomade, je note quelques astuces précieuses pour améliorer mon quotidien, merci Fred 😉

    1. Frédéric BREMBILLA15 avril 2020 à 17:37Répondre

      Merci, n’hésites pas à nous faire part de tes astuces à toi.

  2. JDBZM10 mai 2020 à 00:33Répondre

    Toujours à la recherche d’un moyen pour gagner en temps et en efficacité, je me retrouve sur ces pages. Mon activité étant plus manuelle, je suis étonné de voir que l’organisation du « Working backpack » s’organise de la même manière que mon véhicule ! Je recherche à être plus efficace sur la partie de mon activité plus administrative et ici, la méthode a été couchée sur le papier et il n’y a plus qu’à la suivre, ça m’évite une partie de la réflexion, donc : gain de temps.

    La promesse est tenue, ça part bien !

    Merci Fred !

    1. Frédéric BREMBILLA10 mai 2020 à 12:47Répondre

      Merci à toi, il peut-être intéressant que tu nous fasses part de ta réflexion et de tes questionnements.

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