Mon bureau nomade (2/7) : La gestion des tâches

Gérer toutes les actions de différentes activités ?

Plusieurs sites, plusieurs dossiers, plusieurs projets, plusieurs interlocuteurs, plusieurs actions, plusieurs rapports,... Comment ne pas être submergé par le flux de travail issu de multiples sources.

Voilà LE défi a relever. Pour y arriver, il faut un système de gestion des tâches en béton.

J'aurais pu me tourner vers le grand nombre d’outils numériques qui existent mais je n’ai pas souhaité me les procurer. Non pas pour des raisons pécuniaires, ils sont presque tous gratuits, mais plutôt pour ne pas me laisser distraire par la masse de possibilités qu'ils offrent.

Comme chaque application numérique présente son lot d’utilités et de fonctionnalités, j’ai constaté que je passais plus de temps à essayer de les maîtriser plutôt que de réfléchir à mon propre besoin.

Je cherchais à adapter mon fonctionnement aux applications alors qu’il me fallait faire l’inverse : chercher l’application qui répond à mes besoins.

Encore faut-il clairement définir mon besoin.

Je ne suis pas un « digital native » né avec un smartphone dans les mains.

Exit les applications numériques dans un premier temps, restons old school avec le papier et le crayon. Ce n’est qu’au bout de 10 mois que j’ai cherché la ou les applications qui pourraient me permettre de combiner ce qui fonctionnait bien pour moi :

  • Agenda
  • To do list
  • Matrice Eisenhower
  • Méthode KANBAN

A noter que l'agenda n'est pas un outil de gestion des tâches. Cependant il ne peut pas en être dissocié non plus.

L'agenda, la brosse à dents, même combat

Je ne pense pas beaucoup me tromper en disant que tout le monde (ou presque) utilise une brosse à dents quotidiennement

Qu'elle soit électrique ou manuelle, nous avons chacun nos habitudes, notre rituel. Nous l'appliquons depuis des années sans nous demander si nous le faisons bien.

Pour un bon brossage de dents, il faut cocher toutes les cases (sources HAS et AMELI) :

  • Je me brosse les dents 2 fois par jour
  • Je place ma brosse à dents entre la gencive et les dents à 45°
  • Je brosse les dents uniquement dans le sens gencive vers dent
  • Je brosse toutes les faces des dents
  • Je brosse au moins 10 fois les faces qui mastiquent
  • Je brosse la langue
  • Après le brossage, je passe du fil dentaire ou une brossette dans les interstices entre les dents

Alors, est ce que vous vous brossez les dents correctement ?

Et bien pour l'agenda c'est un peu la même chose.

Je ne pense pas beaucoup me tromper en disant que tout le monde (ou presque) utilise un agenda quotidiennement

Qu'il soit numérique ou papier, nous avons chacun nos habitudes, notre rituel. Nous l'utilisons depuis des années sans nous demander si nous le faisons bien.

Alors essayons de voir ce qu'est une bonne utilisation d'un agenda

  • Je note mes RDV et réunions
  • Je note les créneaux sur lesquels je travaille seul et sur quel sujet
  • Je note les temps de travail et les temps de pause
  • Je note des créneaux vides pour absorber les imprévus
  • Je prépare ma journée sur mon agenda
  • Je prépare mas semaine sur mon agenda
  • Je n'ai qu'un seul agenda

Alors ? Est-ce que vous utilisez correctement votre agenda ?

Pour ma part, après des années d'agenda papier, je suis passé à l'électronique accessible sur mon smartphone et sur mon ordinateur. Par ailleurs, il est également synchronisé avec l'agenda familial.

J'ai donc en visu l'ensemble de mes programmations pro et perso.

J'aurai l'occasion de revenir sur ces règles ultérieurement et plus en détails car le thème mérite bien plus que quelques lignes.

Ce qui est surtout à retenir pour comprendre comment il a sa place dans la gestion des tâches c'est la notion de blocs (ou de créneaux, de tranches, appelez cela comme vous voulez).

Un bloc, dans mon langage, c'est un temps dédié à quelque chose, et pas que les RDV ou les réunions.

En fait, l'agenda est la représentation écrite de la façon dont est structurée la journée. Il en est le guide, la feuille de route. C'est en cela qu'il permet de préparer les heures à venir.

L'erreur classique dans l'utilisation d'un agenda est donc de ne noter que les interactions avec d'autres personnes (RDV, réunions.)

Et si vous commenciez par introduire dans votre calendrier des RAM (Rendez-vous Avec Moi-même).

3 outils de gestion de tâches

S'il y a bien une chose que j'ai apprise en exerçant mon métier (Facteurs Humains et Organisationnels) , c'est que les outils et les méthodes ne sont qu'un moyen et non  une fin.

Malheureusement j'ai trop souvent vu des personnes persuadées que leur problème va être résolu en utilisant tel logiciel ou telle grille de décision...

Ça  ne marche pas, parce qu'il n'existe pas de recette miracle pour résoudre les problèmes. Il existe des solutions qui permettent de résoudre un problème dans un temps donné, sur un périmètre donné, dans un contexte donné, pour un nombre de personnes donné.

D'un autre côté, nous sommes souvent trop rigides en ce qui concerne l'utilisation des outils professionnels. Nous avons tendance à vouloir disposer d'un outil pour chaque situation et ainsi cumuler les accessoires.

Si l'on a besoin d'ouvrir un pot de peinture, on va chercher à acquérir un ouvre pot de peinture.

Ou alors on peut aussi utiliser un tournevis.

Même si cet instrument n'est pas fait pour ça, puisque sa raison d'être est de visser et dévisser.

Avec un tournevis, nous pouvons aussi caler une porte, racler un joint, buriner, faire un trou dans du placoplâtre ou une autre matière légère, s'en servir de levier pour décoincer une pièce,,... Les utilisations possibles n'ont de limites que l'ingéniosité et l'imagination de l'utilisateur.

Ce que je veux dire avec cet exemple, c'est qu'il ne faut surtout pas hésiter à détourner les outils et les méthodes pour se les réapproprier en fonction de notre besoin.

Il n'est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque fois.

Il en va de même avec les outils d'organisation et, en l'occurrence, de gestion des tâches.

To do list

Bon, je ne vais pas chercher à vous convaincre de l'importance de faire des to do list.

Vous ne pouvez pas prétendre améliorer votre gestion du temps sans utiliser un agenda et une to do list, ce sont deux outils fondamentaux. Ce serait comme vouloir faire une omelette aux champignons sans œufs et sans champignons.

Je ne vais pas non plus vous expliquer ce qu'est une to do list,  internet fourmille d'articles sur le sujet et je le développerai également dans ce blog comme celui de l'agenda.

Si je vous en parle c'est plutôt pour vous dire comment j'ai résolu un des problèmes qu'elles posent.

Bien souvent, lorsque nous faisons une to do list, nous avons tendance à être trop ambitieux. Nous faisons une liste trop importante par rapport à notre capacité réelle à traiter les tâches.

Résultat, nous n'arrivons pas à la ventiler, la liste s'allonge petit à petit et fini par devenir un véritable cauchemar.

Pour éviter cela, je me suis créé une contrainte sur le nombre de tâches. L'intérêt est que cette limite n'est pas chiffrée mais physique. Le support sur lequel j'inscris mes tâches ne peut en accueillir qu'un certain nombre. Je n'ai pas à les compter en permanence pour savoir si j'en ai trop ou pas

Matrice Eisenhower

Si jamais vous ne connaissez pas encore cet outil, je vous la présente rapidement.

Elle s'appelle matrice Eisenhower car son concept nous vient du Général Dwight EISENHOWER qui s'est illustré durant la seconde guerre mondiale.

C'est une matrice d'aide à la priorisation. Elle prend en compte deux critères, l'urgence et l'importance en privilégiant l'importance.

Elle se présente sous la forme  suivante :

La matrice nous incite à traiter les quadrants dans cet ordre (1, 2, 3, 4), ce qui nous fait privilégier l'important par rapport à l'urgent. Encore faut-il savoir identifier ce qui est important... Mais ça, c'est une autre histoire.

Quant aux actions associées aux quadrants (Faire en priorité, planifier, déléguer, éliminer), si c'est ce que nous recommande EISENHOWER, elles ne sont pas forcément applicables dans toutes les situations.

Lorsque cela est opportun, il m'arrive parfois de les modifier en :

  1. A faire dans la journée
  2. A faire dans la semaine
  3. A faire dans le mois
  4. A faire un jour peut-être

La méthode KANBAN

En japonnais, KANBAN signifie étiquette.

Cela peut être une étiquette, une fiche cartonnée, un post-it ou n'importe quoi d'autre qui peut faire office de support mobile d'écriture.

Inventée par un ingénieur de TOYOTA, cet outil permet d'augmenter la productivité en facilitant l'identification des tâches et la transmission des informations mais il n'est pas nécessaire de travailler dans l'industrie automobile pour l'utiliser.

Une application assez répandue consiste à créer 3 colonnes : to do, doing, done (A faire, en cours , terminé). chaque colonne accueille des "étiquettes" indiquant la tâche à réaliser. Au fil des exécutions, les tâches changent de colonne.

Ci-dessous, le tableau d'un ami qui utilise cette méthode pour sa gestion des tâches après une discussion que nous avions eu sur le sujet.

En gestion de projet, le même modèle peut-être appliqué à une équipe.

Combiner les 3 outils

Pour ma part, je mixe les trois outils précédents.

En pratique :

  • Prenez une feuille au format A4 en format portrait
  • Divisez la en 4 quadrants  pour reproduire la matrice Eisenhower
  • Prenez des post-it modèle marque-page (lien aff)
  • Inscrivez vos tâches sur les post-it
  • Collez ces derniers sur la feuille

La feuille ne peut contenir qu'un nombre limité de post-it. Vous pouvez déplacer les post-it pour réorganiser votre liste. Lorsqu'une tâche est terminée, mettez le post-it à la poubelle (c'est jouissif).

Votre liste bouge, elle évolue, elle change de couleur, de disposition, en d'autres termes, elle est vivante sans devenir interminable.

Avec le pro et le perso, je me suis compté 6 activités différentes, j'ai donc reproduit cette page 6 fois.

Contrairement à ce qui est généralement recommandé, je n'ai pas une seule liste des choses à faire mais 6. En revanche, elles sont toutes rassemblées en un seul support : un trieur à onglet. Lorsque je prépare ma journée ou ma semaine avec mon agenda je consulte mes différentes listes et planifie mes tâches en conséquence.

Le trieur à onglet

Un trieur à onglet est un matériel de bureautique qui ressemble à une chemise à élastique. La différence avec cette dernière c'est qu'il comprend plusieurs onglets (ou intercalaires).

Celui que j'utilise comprend 12 onglets identifiés comme suit :

  1. Calendrier  --> Annuel, Format A3 plié en 2 pour une vision globale de l'année
  2. A classer  --> Les documents déposés doivent en sortir rapidement
  3.  Activité 1 --> quadrant + documents liés à l'activité
  4.  Activité 2 --> quadrant + documents liés à l'activité
  5.  Activité 3 --> quadrant + documents liés à l'activité
  6.  Activité 4 --> quadrant + documents liés à l'activité
  7.  Activité 5 --> quadrant + documents liés à l'activité
  8.  Activité 6 --> quadrant + documents liés à l'activité
  9. Feuilles vierges connectées --> Article "Mon bureau nomade (5/7)"
  10. Feuilles de brouillons  --> 5 maximum
  11. Justificatifs repas / déplacement --> en attente de traitement
  12. Corbeille --> A supprimer rapidement

Je n'ai pas  nommé ou numéroté chaque onglet mais je leur ai affecté un symbole.

Il y a 2 raisons à cela.

La première est que les symboles se comprennent et se lisent plus vite que les chaînes alphanumériques. Une fois l'association faite entre le symbole et sa signification, le repérage est très rapide.

La deuxième est que je peux utiliser mon trieur pour n'importe quelle activité sans pour autant que les personnes présentent ne sachent quelles sont mes autres centres d'intérêts ou activités.

Simple protection de la vie privée et professionnelle.

Pour chacun des onglets d'activité, j'ai collé la page quadrant à gauche  la partie droite  me sert à stocker les éventuels documents liés à l'activité en question.

La nécessaire expérimentation du papier avant le passage au numérique.

Pour arriver à obtenir un support qui accompagne réellement mon quotidien sans le freiner, il m'a fallu tester de multiples variantes et tenir compte de pas mal de subtilités.

Tout cela m'a pris 1 an. Ce n'est pas que je suis particulièrement lent mais plutôt réfléchi.

Tester une version implique de créer l'outil physiquement certes, mais aussi et surtout d'instaurer de nouvelles habitudes.

J'ai toujours considéré qu'une nouvelle habitude ne pouvait pas se mettre en place en moins d'un mois. En dessous de ce temps, l'habitude nouvelle n'est pas vraiment ancrée et l'avis que je pourrais me faire d'un outil serait biaisé. Est-ce non satisfaisant parce que l'outil n'est pas bon ou parce que je n'ai pas l'habitude de l'utiliser ?

Au bout d'un mois de mise en place d'un nouvel outil et d'une nouvelle habitude, je me donne un mois supplémentaire pour en apprécier les défauts et les qualité.

Je peux alors corriger et adapter en tenant compte mes deux mois d'expérimentation.

Lorsque j'ai trouvé le fonctionnement qui me permettait d'être efficace, j'ai pesé mon trieur à onglet (370 gr). Un peu trop lourd. J'étais enfin prêt à utiliser une application numérique qui me permettrai de faire la même chose dans mon téléphone.

Comme je savais parfaitement ce qu'il me fallait, j'ai eu vite fait de tester différentes applications. Je me suis arrêté sur "Trello" dans sa version gratuite.

Je n'ai aucun lien avec la firme qui propose cette application, simplement Trello est l'outil qui s'adapte le mieux à mon fonctionnement. Un tableau par activité. Une carte par tâche. Une couleur par quadrant de la matrice Eisenhower je m'y retrouve complètement.

Une autre personne avec un autre fonctionnement préfèrera peut-être une autre application, probablement à juste titre.

Mais que faire avec les quelques papiers toujours nécessaires ?

Le papier dans la balance

Dans une premier temps, j'ai opté pour un autre trieur à onglet (lien aff) mais vertical de 270 gr. Son utilisation n'est pas du tout la même. Contrairement au précédent que je consultais tous les jours, celui-ci ne sortait que très rarement de mon sac. Il était juste là pour accueillir les quelques irréductibles feuilles volantes dont j'avais besoin.

D'autre part, si le premier trieur était cartonné pour le confort et la résistance il pesait tout de même son poids (370 gr), le second est en plastique. Il est moins manipulé, s'use moins et il est surtout plus léger de 100 gr.

Puis au bout de quelques mois, le trieur vertical s'est révélé surdimensionné par rapport au nombre de papier que j'ai l'habitude de transporter.

J'ai fusionné l'ensemble des documents de mon sac dans 3 catégories que je classe dans des chemises plastifiées à clip (lien aff).

Elles pèsent 50 gr chacune contre 95 gr pour la classique chemise à élastique. Une par catégorie, cela fait 150 gr. J'ai encore gagné en poids par rapport au trieur vertical et elles prennent beaucoup moins de place.

Ma réserve de papier quant à elle , réduite à son strict minimum pèse 120gr

Pour les justificatifs de repas et de déplacement, je les range dans une petite chemise à élastique format A6 de 27gr

Pour résumer

Mon système de gestion des tâches se résume donc à :

  • Un agenda électronique.
  • La combinaison de to do list, de la matrice Eisenhower et de la méthode Kanban mise en oeuvre dans l'application Trello

Le matériel à ajouter est le suivant :

  • 3 chemises plastiques à clip de 50 gr chacune
  • 120 gr de papier
  • Une chemise à élastique A6 de 27 gr

Dans l'article précédent Mon bureau nomade (1/7) : Informatique et bureautique j'étais arrivé à un poids de 2103 gr. Si l'on y ajoute le matériel ci-dessus :

Nous arrivons à un total de 2400 gr.

Mais ce n'est pas fini, dans le prochain article je vous présenterai le matériel annexe.

Toujours friand de vos retours, ne vous gênez pas pour commenter.

4 réponses pour “Mon bureau nomade (2/7) : La gestion des tâches”

  1. Sandrine3 mai 2020 à 15:39Répondre

    Je suis contente, grâce à toi, je sais que j’utilise mon agenda correctement… Contrairement à ma brosse à dent ! 😉

    1. Frédéric BREMBILLA4 mai 2020 à 09:53Répondre

      Bonjour Sandrine, et merci pour ton retour, c’est parfait, tu utilises ton agenda avec efficacité, ça fait plaisir à lire. Pour la brosse à dent, je préfère te laisser faire une introspection.

  2. JDBZM10 mai 2020 à 00:44Répondre

    Voilà, pour moi on rentre dans le vif du sujet !

    Je ne connaissez pas la matrice Eisenhower, j’ai téléchargé Trello, et là je découvre. Je vois bien les possibilités et je vais m’en servir dès lundi pour la reprise !

    Il y a une interaction possible avec l’agenda ?

    Pleins de petites astuces pour bien optimisez le tout, c’est sympa. Bon boulot !

    1. Frédéric BREMBILLA10 mai 2020 à 13:27Répondre

      Bonjour, je reviendrai sur la matrice Eisenhower car elle mérite d’être évoquée. Si elle simple à comprendre, elle peut présenter de quelques difficultés d’utilisation. Il est tout-à-fait possible de synchroniser Trello avec ton Agenda. Il est préférable de le faire la manipulation depuis un ordinateur plutôt que sur l’appli. Cela se paramètre dans trello, pour chaque tableau, avec les power-up (1 par tableau en version gratuite). Il faut activer le power-up « Calendrier », récupérer son adresse ics dans ses paramètres et l’importer dans ton agenda (manip différente selon l’agenda que tu utilise). Les deux seront ainsi synchronisés.

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