Les 5 branches de la gestion du temps

Mais que manque-t-il à cette infographie ?

La gestion du temps est un vaste sujet. Au début, lorsque que l'on commence à s'y intéresser, il est difficile de faire le tri dans toutes les informations disponibles.  En synthétisant les différents contenus j'en suis arrivé au schéma suivant.  Il met en évidence ce que je considère comme étant les 5 grands domaines d'actions de la gestion du temps.

Cependant pour améliorer sa gestion du temps il faut y ajouter un point essentiel. Mais d'abord explorons ces domaines

C'est bien connu, trop d'informations tuent l'information. Et c'est particulièrement vrai lorsque l'on commence à s'intéresser au développement personnel et tout aussi vrai pour la gestion du temps et des priorités.

Il y a tant de ressources que trouver une réponse à sa problématique que cela donne le sentiment de chercher une aiguille dans une botte de foin. En tout cas, c'est ce que j'ai ressenti lorsque j'ai commencé à m'intéresser au sujet.

Pour m'y retrouver, j'ai collecté et classé les contenus, les principes et les outils selon les 5 catégories suivantes :

  • Organiser son espace de travail
  • Organiser sa méthode
  • Organiser sa concentration
  • Organiser le travail sur soi
  • Organiser le travail avec les autres.

En apprenant progressivement des petits bouts de chacune d'elles et en les mettant en corrélation les unes avec les autres, j'ai fini par développer une approche personnelle de la gestion du temps qui se résume avec cet arbre.

Ce n'est pas une approche linéaire, étape par étape, mais une approche globale avec des zooms successifs et simultanés sur ces 5 domaines d'actions. 

Organiser son espace de travail

Vous arrivez à votre bureau le matin, devant le clavier une feuille de notes ou un document que vous n’avez pas traité la veille. Sur le bord de l’écran, quelques post-it et le reste du plan de travail est envahi de toutes sortes de dossiers, classeurs et autres piles de papier.
A côté de l’écran, une tasse avec du café séché au fond et un téléphone qui clignote, vous avez des appels en absence.
Il vous reste un carré de 20 cm d’espace utilisable, et encore, s’il n’est pas en parti occupé par un calendrier sous-main qui vous sert uniquement à faire des petits dessins lorsque vous êtes en communication.

Désespérant.

Les conditions d'entame de votre journée ne sont pas optimales pour être productif.

Pensez-vous qu'une telle anarchie soit envisageable dans une brigade de cuisine ? Peut-elle absorber le rush de l'heure de pointe sans avoir une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ?

Ce qui est vrai pour une équipe l'est également pour un individu.

Il est peut-être temps de vous réapproprier votre bureau et de l'organiser selon vos besoins.

Selon la gravité de la situation, il vous faudra avoir une action plus ou moins radicale. 

Le plus difficile étant de démarrer, de s'y mettre.

La méthode des 5 S peut être un bon guide pour nous mettre le pied à l'étrier. Elle vous amènera à faire du zonage sur l'espace de travail. 

Un classement bien pensé et bien réparti entre l'armoire ou le caisson et le plan de travail fait également gagner un temps considérable. Il en va de même pour les dossiers dans votre ordinateur.

Enfin, l'utilisation du matériel de bureautique est à double tranchant. Que ce soit une paire de ciseaux ou une application de smartphone. Il peut nous faciliter grandement la vie comme nous envahir et nous faire perdre du temps. 

Aussi, il m'apparait primordial de penser d'abord à notre besoin et seulement ensuite à l'outil qui peut y répondre. Et non l'inverse.

Organiser sa méthode

Avez-vous déjà fait du canoë sur une rivière ?

Il m'est déjà arrivé de faire ces petites balades sur l'eau aux sensations variées, tantôt paisibles, tantôt sportives.

J'ai retenu une chose de ces expériences : pour diriger l'embarcation lorsque le cours d'eau se fait plus vif, s'accélère, il faut ramer plus vite que le courant.

L'obsession devient alors de conserver la maîtrise de la barque.

Le canoéiste doit faire des choix sur la façon dont il va ramer, avec quelle puissance, vitesse, énergie, direction,...

Imaginons que le flux de l'eau corresponde aux tâches quotidiennes et le canoë au poste de travail. La façon dont nous allons ramer peut s'apparenter à notre méthode de travail.

Et bien la méthode de travail doit être suffisamment aboutie pour qu'elle nous permette d'absorber le flux de tâches quotidiennes.

Et surtout, l'obsession ne doit pas être le torrent mais la conservation de la maîtrise de la barque.

L'obsession ne doit pas être portée sur les tâches mais sur la conservation du système qui permet de les accomplir.

Encore faut-il avoir un système en place, c'est un point central de la gestion du temps et c'est l'objet de cet axe.

Organiser sa concentration

Même avec un environnement propice et une bonne méthode, si vous n'arrivez pas à mobiliser votre concentration vous perdrez du temps.

Nous sommes tous différents et nous sommes tous les mêmes.

Nous sommes tous différents car chacun va gérer son énergie, sa fatigue, sa concentration et sa productivité différemment. Certains travaillent mieux le matin, d'autres le soir, certains ont besoin de musique, d'autres de silence, certains ont besoin d'avoir du monde autour, d'autres de s'isoler,...

Et nous sommes les mêmes car nous sommes tous soumis au cycle circadien d'éveil et de fatigue, nous sommes tous capables de grandes performances durant un certain temps, nous avons tous un potentiel énergétique quotidien. Cependant, celui-ci est limité et exploiter au mieux cette ressource personnelle n'est pas inné.

Notre cerveau est une formidable machine et mieux l'utiliser est à la portée de tous.

Cet axe, "Organiser sa concentration" pose des passerelles entre les lois universelles qui s'appliquent à tout le monde et la particularité de chaque individu. Avec des petits trucs simples, un petit peu d'entrainement nous sommes tous capables de décupler notre capacité de concentration et donc de travail.

Organiser le travail sur soi

Vous connaissez les "bonnes résolutions" du début de l'année ?

Vous savez qu'elles ne sont que des déclarations d'intention et non de véritables décisions motivées.

Pourquoi nous ne les appliquons jamais ?

Se remettre en cause, s'auto-discipliner, mettre en place des routines, perdre les mauvaises habitudes et adopter les bonnes, procrastiner intelligemment, voilà un début de réponse. C'est tout l'enjeu de cet axe.

Lorsque l'on a rangé son bureau, organisé son travail et sa concentration, ne pas travailler sur soi pour conserver tout cela revient à prendre une bonne résolution : Au bout de 3 semaines tout redevient comme avant.

Le véritable défi est de mettre en place les mécanismes qui vont vous permettre de bonifier vos pratiques de façon pérenne.

Organiser le travail avec les autres

Bien souvent, lorsque l'on manque de temps, "les autres" sont le premier coupable désigné. Cela évite d'avoir à se remettre en cause.

Cependant "les autres" ont tout de même leur part de responsabilité et savoir gérer notre temps c'est aussi savoir gérer "les autres".

Sur les 5 axes de la gestion du temps, 4 nous incombent et 1 concerne notre entourage.

Il y a des gisements de minutes à gagner en organisant notre travail et notre relation avec l'autre.

Car les interruptions, ça se gère,

Dire non, ça s'apprend,

Et les imprévus, croyez-le ou non, ça s'anticipe.

Même si tout cela ne s'improvise pas, il y a toujours des astuces simples qui permettent de régler un certain nombre de situations.

Par exemple, un grand classique : les mails qui arrivent en flot continu tout au long de la journée. Bien souvent, les messageries sont paramétrées par défaut pour afficher une notification en bas à droite de l'écran lorsque vous recevez un message.

Si vous êtes à ce moment-là en pleine lecture d'un rapport, en plein calcul comptable ou autre, cette notification va vous sortir du focus dans lequel vous êtes pour vous inciter à prendre une information qui n'a rien à voir avec la tâche en cours d'exécution. 

La conséquence, même sans ouvrir le mail, vous êtes déconcentré, vous réfléchissez à cette nouvelle information, vous la classez dans votre tête ensuite vous revenez à votre tâche initiale. Vous reprenez un peu avant pour retrouver le fil, puis vous vous reconcentrez pour reprendre le travail et enfin vous recommencez à travailler. 

Bilan : vous avez perdu 2 minutes pour un mail que vous n'avez pas encore lu.

Solution : désactivez les notifications pour que ce ne soit plus votre messagerie qui décide quand vous regardez vos mails.

Il existe de nombreuses autres astuces de cet ordre et il existe également des méthodes plus complexes pour protéger votre travail des sollicitations externes.

Mais alors, que manque-t-il à l'infographie ?

Voila un petit tour d'horizon de ce que j’appelle les 5 branches de la gestion du temps.

Pour autant tous ces thèmes, ces méthodes, ces outils et astuces ne valent pas grand-chose si vous ne donnez pas du sens à leur mise en œuvre.
Votre gestion du temps sera efficace si elle nourrit un ou plusieurs objectifs.

Vous trouverez la force d'opérer tous les changements nécessaires en puisant à la source de votre volonté : l'objectif que vous vous êtes fixé.

Cette source, ce sont les racines de l'arbre. Elles en sont l'essence, le préalable, le support...

Vous pouvez emprunter bien des chemins pour gagner du temps, mais si vous ne savez pas ou vous allez, vous risquez d'en perdre. Alors commencez par là : définissez vous un objectif.

Mais encore faut-il savoir le faire...

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